Votre entreprise se développe de jour en jour et les documents administratifs se multiplient. Aux yeux de la loi, vous devez surveiller et contrôler tous les documents qui circulent au sein de votre entreprise. La gestion électronique de documents (appelée GED) est sans doute la solution à vos problèmes de gestion interne.
La GED définit un contrôle informatisé sécurisé et spécialisé de tous les documents entrants, sortants et circulants dans une entreprise. Il est plus rassurant que ses documents administratifs soient contrôlés et protégés de toute personne extérieure à l’entreprise. La GED utilise des logiciels et matériels informatiques pour traiter plusieurs étapes automatiquement : l’acquisition, le classement, l’archivage ou encore la diffusion.
Le premier argument pour soumettre les entreprises à la GED est qu’il s’agit d’un gain financier : la recherche de documents coûte plus que d’en produire. Ses bénéfices pour la gestion interne dans une entreprise sont multiples :
La gestion de données vous permet tout de même de recourir à des entreprises spécialisées pour vous aider dans votre avancée. En cliquant ici, vous découvrirez les avantages de l’externalisation comptable.
C’est sans doute vrai. Chaque entreprise doit obligatoirement se munir d’un système de GED, mais l’État n’en recommande ou soutient aucun aux entreprises. C’est donc à ces dernières d’en trouver une qui corresponde à ses attentes.
La GED est aussi le risque d’un changement radical de fonctionnement interne qui peut effrayer plus d’une entreprise. Avec l’absence de documents papier en cas de contentieux, la Justice a décidé d’accepter tous les documents informatisés comme preuve, du moment qu’ils corroborent à certains critères : « sous réserve qu’il puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (loi n° 2000-230).
À partir du 25 mai 2018, toutes les entreprises auront pour obligation de se soumettre à la Réglementation européenne Générale de Protection de Données (RGPD). Celle-ci vient inverser le système de fonctionnement des entreprises, avec une focalisation non pas sur le processus, mais les données.
Cette nouvelle RGPD va assurer des mutations profondes et apporte une nouvelle réflexion sur ce qu’une entreprise doit se préoccuper. La RGPD ne vient pas limiter, mais apporter de nouvelles opportunités dans le management interne d’une entreprise :
Avec l’arrivée de la RGPD en 2018, la gestion de données devient plus performante. C’est une opportunité aussi bien pour les entreprises et fournisseurs que pour les clients. La RGPD permet une concurrence. C’est l’abolissement des frontières européennes pour une concurrence plus harmonieuse, et donc plus juste.
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