Depuis son entrée en vigueur le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source (PAS) a transformé le paysage fiscal français en modernisant la collecte de l’impôt sur le revenu. Cette réforme majeure implique que l’employeur devient un collecteur d’impôt, prélevant directement l’impôt dû par ses salariés sur leur fiche de paie avant de le reverser à l’administration fiscale. Pour les entreprises, cette évolution nécessite une adaptation significative de leurs processus comptables et de paie.
La comptabilisation du prélèvement à la source représente un défi technique pour les services comptables, qui doivent maîtriser les nouvelles écritures comptables, comprendre les mécanismes de calcul des taux et gérer les flux de trésorerie supplémentaires. L’Autorité des Normes Comptables (ANC) a créé des comptes spécifiques dans le Plan Comptable Général pour encadrer ces opérations, notamment le compte 4421 dédié aux prélèvements à la source.
Mécanisme de fonctionnement du prélèvement à la source dans le système fiscal français
Le prélèvement à la source constitue un mode de perception contemporain de l’impôt sur le revenu qui s’applique aux traitements, salaires, pensions de retraite, allocations de chômage et indemnités journalières de sécurité sociale. Ce système permet une meilleure synchronisation entre la perception des revenus et le paiement de l’impôt, éliminant ainsi le décalage traditionnel d’une année.
L’employeur reçoit le taux de prélèvement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et l’applique au salaire net imposable du salarié. Ce processus automatisé garantit la confidentialité du taux individuel tout en simplifiant la gestion administrative pour les entreprises. Le montant prélevé apparaît distinctement sur le bulletin de paie, permettant au salarié de visualiser clairement la déduction opérée.
Calcul du taux de prélèvement selon le barème progressif de l’impôt sur le revenu
Le taux de prélèvement à la source résulte d’un calcul complexe basé sur le barème progressif de l’impôt sur le revenu. L’administration fiscale détermine ce taux en analysant la dernière déclaration de revenus du contribuable, intégrant ses revenus, charges déductibles et situation familiale. Pour 2025, le barème a été revalorisé de 1,8% conformément à l’article 2 de la loi de finances.
La progressivité du barème se traduit par des taux variables : 0% jusqu’à 11 294€ de revenus annuels, 11% de 11 295€ à 28 797€, 30% de 28 798€ à 82 341€, 41% de 82 342€ à 177 106€ et 45% au-delà. Cette structure garantit une imposition proportionnelle aux capacités contributives de chaque salarié.
Modalités d’application du taux neutre et du taux personnalisé
Le système offre deux options principales aux contribuables : le taux personnalisé et le taux neutre. Le taux personnalisé, calculé sur la base de la situation fiscale individuelle, constitue l’option par défaut. Il intègre tous les éléments de la déclaration fiscale précédente pour déterminer un taux adapté aux revenus et à la composition du foyer fiscal.
Le taux neutre, forfaitaire et progressif selon le seul montant du
revenu versé par l’employeur, sans tenir compte de la situation du foyer fiscal. Il est appliqué par défaut lorsque le salarié ne souhaite pas que son employeur connaisse son taux personnalisé, ou en l’absence de taux transmis par l’administration (nouvelle embauche, première entrée dans la vie active, etc.).
Concrètement, le taux neutre est déterminé en fonction d’une grille officielle actualisée chaque année, avec des tranches de revenus mensuels et les pourcentages correspondants. Si le taux neutre conduit à un prélèvement insuffisant par rapport à l’impôt réellement dû, l’administration procède ensuite à une régularisation directe auprès du contribuable. Le choix entre taux neutre et taux personnalisé n’a aucune incidence sur les écritures comptables de l’employeur : dans les deux cas, celui-ci enregistre un prélèvement à la source au crédit du compte 4421 pour le montant communiqué via la DSN.
Gestion des revenus exceptionnels et régularisation fiscale automatique
Le prélèvement à la source vise avant tout les revenus courants, mais qu’en est-il des revenus exceptionnels (prime exceptionnelle, indemnités de rupture non exonérées, intéressement non placé, etc.) ? Fiscalement, ces sommes restent prises en compte dans le calcul de l’impôt définitif, mais elles ne bénéficient pas toujours d’un ajustement immédiat du taux de prélèvement à la source. Le salarié peut, via son espace en ligne, demander une modulation à la hausse ou à la baisse de son taux en cas de variation sensible de revenus.
Sur le plan comptable, l’employeur ne distingue pas les revenus exceptionnels des autres éléments de rémunération pour le calcul du PAS : il applique simplement le taux notifié sur l’assiette imposable globale. En revanche, l’administration fiscale opère en fin d’année une régularisation automatique après la déclaration de revenus, comparable à une « mise à niveau » entre les prélèvements déjà opérés et l’impôt finalement dû. Vous n’avez donc aucune écriture complémentaire à passer pour ces régularisations : elles s’effectuent directement entre le contribuable et la Direction générale des finances publiques (DGFiP), hors comptabilité de l’entreprise.
Traitement comptable des acomptes contemporains via le système PASRAU
En parallèle de la DSN, le système PASRAU (Prélèvement à la source pour les revenus autres) gère les acomptes contemporains dus sur certains revenus qui ne transitent pas par une fiche de paie classique (indemnités journalières, pensions, rentes, certains revenus des organismes sociaux ou des caisses de retraite). Dans ce dispositif, le collecteur applique un taux et reverse directement le prélèvement à la source à la DGFiP, selon des modalités similaires à celles de la DSN. Les paramètres de calcul restent fournis par l’administration fiscale, ce qui limite le risque d’erreur du collecteur.
Pour les entités concernées (caisses de retraite, mutuelles, organismes publics, etc.), la logique comptable est identique : en contrepartie du revenu versé, on constate une dette de PAS envers l’État dans le compte 4421, puis son règlement par le crédit du compte 512 Banque. Même si le support déclaratif diffère (PASRAU au lieu de DSN), le schéma d’écriture reste celui d’un tiers collecteur qui n’enregistre pas de charge d’impôt, mais uniquement une retenue opérée pour le compte du Trésor. Là encore, les éventuelles régularisations ultérieures sont traitées directement entre le bénéficiaire du revenu et l’administration.
Écritures comptables spécifiques au prélèvement à la source pour les employeurs
Pour les employeurs, la principale difficulté n’est pas tant fiscale que comptable : comment intégrer le prélèvement à la source dans les écritures de paie, tout en préservant la lisibilité des comptes 421, 431, 437 et 4421 ? L’ANC a posé un cadre précis dans le Plan Comptable Général, mais plusieurs pratiques coexistent en fonction des logiciels et des habitudes internes. L’objectif reste toutefois le même : isoler clairement la dette de prélèvement à la source dans un compte de tiers, sans en faire une charge pour l’entreprise.
Comptabilisation des retenues sur salaires dans les comptes de classe 4
Dans le schéma le plus courant, l’écriture de paie intègre directement le prélèvement à la source parmi les retenues opérées sur le salaire brut. On débite les comptes de charges de personnel (641, 645) et on crédite les comptes de dettes sociales et fiscales (431, 437, 4421) ainsi que le compte 421 « Personnel – rémunérations dues » pour le salaire net à payer. Le compte 4421 « Prélèvements à la source (impôt sur le revenu) » joue ici le rôle de passerelle entre le salarié et la DGFiP.
Une autre approche, plus « théorique », consiste à comptabiliser d’abord la paie sans tenir compte du PAS, puis à passer une écriture complémentaire qui débite le compte 421 et crédite le compte 4421 pour le montant de la retenue. Cette méthode souligne le fait que le prélèvement à la source est une modalité de paiement du salaire, au même titre qu’une cession sur salaire ou un avis à tiers détenteur. Dans tous les cas, la dette envers l’État (4421) doit être individualisable par salarié via le logiciel de paie, même si la comptabilisation se fait de manière globale.
Enregistrement des déclarations sociales nominatives (DSN) mensuelles
La DSN est le vecteur clé de transmission des informations de prélèvement à la source à l’administration fiscale. Chaque mois, l’employeur y déclare le montant des rémunérations versées, des cotisations sociales et du PAS retenu pour chaque salarié. Sur le plan comptable, la DSN ne donne pas lieu à une écriture spécifique supplémentaire : elle repose sur les données déjà enregistrées dans l’écriture d’OD de paie et se traduit ensuite par des flux bancaires.
En pratique, vous pouvez toutefois utiliser la DSN comme outil de contrôle interne. Comment ? En rapprochant le total du PAS déclaré dans la DSN avec le solde du compte 4421 à la fin du mois. Si un écart apparaît, il peut signaler un paramétrage erroné du logiciel de paie, un oubli d’écriture ou un ajustement de taux non pris en compte. Intégrer ce rapprochement DSN–comptabilité dans vos procédures mensuelles permet de sécuriser la gestion du prélèvement à la source et d’anticiper d’éventuels contrôles fiscaux.
Traitement des reversements à la direction générale des finances publiques
Le reversement du PAS à la DGFiP intervient selon une périodicité définie par la taille de l’entreprise : au 5 ou au 15 du mois suivant (ou trimestriellement sur option pour les plus petites structures). Comptablement, le règlement est simple : on débite le compte 4421 pour solder la dette de prélèvement à la source, et on crédite le compte 512 Banque pour constater la sortie de trésorerie. Cette écriture est souvent passée en même temps que le règlement des cotisations sociales, bien que les destinataires soient différents.
Pour une vision claire des flux, il est recommandé de distinguer sur le relevé de rapprochement bancaire les paiements aux organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, mutuelles) et le virement à la DGFiP au titre du PAS. Pensez également à vérifier que les montants prélevés automatiquement par la DGFiP correspondent bien aux montants figurant dans votre DSN et au solde du compte 4421. Une divergence pourrait révéler une erreur de déclaration, un rejet partiel de DSN ou un incident technique dans les échanges bancaires.
Gestion comptable des régularisations et corrections de taux PAS
Il arrive qu’un taux de prélèvement soit erroné ou qu’une correction soit appliquée en cours d’année (situation familiale modifiée, variation importante de revenus, rectification par l’administration). Dans ce cas, l’employeur applique le nouveau taux dès sa réception via la DSN, sans rétroactivité sur les mois antérieurs. Le salarié, lui, bénéficiera d’une régularisation ultérieure par la DGFiP lors du calcul de son impôt définitif.
Sur le plan comptable, une correction de taux en cours d’année ne nécessite donc pas de retraiter les écritures passées. Vous enregistrez simplement, mois par mois, le nouveau montant de PAS dans le compte 4421. Les seules régularisations comptables à prévoir concernent les cas d’erreur matérielle (saisie d’un mauvais montant, double enregistrement, oubli d’un salarié) : on passe alors une écriture d’ajustement entre les comptes 421 et 4421, voire 512 si la correction intervient après paiement. L’enjeu est de conserver une traçabilité claire, par exemple en documentant chaque régularisation dans un dossier justificatif.
Impact du prélèvement à la source sur la comptabilité des entreprises
Au-delà des comptes 4421 et 421, le prélèvement à la source a un impact plus large sur l’organisation comptable des entreprises. Il modifie les processus de paie, exige une bonne intégration entre les logiciels RH et comptables, et influence les flux de trésorerie mensuels. Vous le constatez sans doute au quotidien : la paie est de plus en plus au cœur des enjeux de pilotage financier, et non plus seulement un processus administratif de fin de mois.
Modifications des processus de paie et intégration logicielle SAGE-CEGID
La mise en place du PAS a conduit la plupart des entreprises à revoir le paramétrage de leurs logiciels de paie (SAGE, CEGID, Silae, etc.) pour intégrer les nouveaux comptes et les règles de calcul. L’enjeu principal est de fiabiliser l’écriture unique d’OD de salaires : celle-ci doit intégrer automatiquement le montant du prélèvement à la source, ventilé sur le compte 4421, sans intervention manuelle récurrente. Une bonne intégration SAGE–CEGID ou autre logiciel comptable permet d’éviter les ressaisies et les risques d’erreurs.
Au niveau du processus, le cycle paie se structure désormais autour de trois étapes clés : réception des taux via la DSN en amont, calcul des bulletins avec intégration du PAS, puis génération automatique des écritures comptables et des flux de paiement. Vous gagnez en efficacité en paramétrant des passerelles d’export comptable entre le logiciel de paie et le logiciel de comptabilité, avec des contrôles automatiques (équilibre des écritures, concordance des totaux 4421/DSN). C’est un peu comme automatiser un convoyeur dans une usine : moins il y a de manutention manuelle, moins il y a de risques de casse.
Adaptation des états de rapprochement bancaire et flux de trésorerie
Le prélèvement à la source crée un flux financier supplémentaire : chaque mois, une partie du salaire « transite » par l’entreprise avant d’être reversée à la DGFiP. Pour la trésorerie, cela signifie une avance de quelques jours ou semaines sur les montants collectés, qui doivent être soigneusement suivis. Une sous-estimation des reversements de PAS peut conduire à un décalage de trésorerie, en particulier dans les structures à forte masse salariale.
Dans les états de rapprochement bancaire, les virements de salaires nets et le paiement du PAS doivent être clairement identifiés. Une bonne pratique consiste à utiliser des libellés bancaires normalisés (par exemple « SALAIRES MOIS N » et « PAS IR MOIS N ») afin de faciliter le pointage. Ainsi, lors de vos rapprochements, vous pouvez vérifier rapidement que le solde du compte 4421 correspond bien aux montants effectivement prélevés sur vos comptes bancaires. Cette approche s’apparente à un tableau de bord de voiture : en gardant un œil sur les principaux indicateurs (solde 4421, DSN, prélèvements bancaires), vous évitez les mauvaises surprises.
Conformité aux obligations déclaratives URSSAF et contrôles fiscaux
Si l’URSSAF ne collecte pas directement le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, la DSN reste le support commun à la fois pour les cotisations sociales et pour le PAS. Cela implique que toute anomalie dans la DSN (erreur d’assiette, montant incohérent, salarié mal identifié) peut avoir un impact à la fois sur les obligations sociales et fiscales. D’où l’importance d’une chaîne paie–comptabilité solide et documentée.
En cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal, l’administration pourra demander le détail des montants déclarés et des écritures comptables associées. Pour être prêt, veillez à archiver les bulletins de paie, les récapitulatifs de DSN, les justificatifs de reversement et les balances des comptes 421, 431, 437 et 4421. Une documentation claire permet de montrer que vous avez correctement joué votre rôle de collecteur et que le prélèvement à la source n’a pas été traité comme une charge, mais bien comme une dette envers l’État.
Particularités comptables selon les statuts juridiques et régimes fiscaux
Le traitement comptable du prélèvement à la source varie légèrement selon la nature de la structure et le régime fiscal appliqué. Une société soumise à l’impôt sur les sociétés, une entreprise individuelle au régime réel ou un professionnel libéral en BNC ne disposeront pas du même niveau de détail dans leurs comptes de tiers. Pourtant, le principe fondamental reste identique : le PAS n’est jamais une charge de l’entreprise, mais toujours un impôt supporté par le salarié ou le bénéficiaire du revenu.
Dans les entreprises soumises aux règles du Plan Comptable Général en partie double (sociétés commerciales notamment), l’utilisation du compte 4421 est impérative pour isoler les montants de prélèvement à la source. À l’inverse, pour les professions libérales en BNC qui tiennent une comptabilité de trésorerie, le traitement est plus souple : certains praticiens enregistrent le prélèvement à la source des salariés directement en 641, en reconstituant le salaire net avant PAS, faute de comptes tiers individualisés. L’essentiel est de ne pas augmenter artificiellement les charges, en veillant à ce que le PAS ne vienne pas impacter le résultat fiscal de l’activité.
Les associations et organismes relevant du secteur non lucratif suivront, quant à eux, les mêmes principes que les sociétés commerciales pour leurs salariés, tout en adaptant leur plan de comptes associatif. Enfin, dans les groupes ayant recours à des centres de services partagés paie-comptabilité, une attention particulière doit être portée à la répartition du compte 4421 par entité juridique, afin de ne pas mélanger les dettes de PAS de sociétés différentes au sein d’une même comptabilité consolidée.
Gestion des cas complexes et situations exceptionnelles du PAS
Certains événements viennent compliquer la gestion du prélèvement à la source : régularisations de paie, rappels de salaires, erreurs de paramétrage, changements de contrat ou départs de salariés. Comment les traiter sans désorganiser votre comptabilité ? La règle d’or consiste à coller au plus près de la réalité du bulletin de paie, tout en conservant la logique de tiers collecteur.
En cas de rappel de salaire (heures supplémentaires omises, prime versée rétroactivement), vous appliquez le taux de PAS en vigueur au moment du paiement du rappel. Comptablement, cela se traduit par une augmentation de la charge de personnel en 641, d’un côté, et une augmentation du prélèvement à la source en 4421, de l’autre. Si une erreur de PAS a été appliquée (mauvais taux sur plusieurs mois, par exemple), vous pouvez passer une écriture de correction entre 421 et 4421 pour rétablir le bon montant sur le mois en cours, tout en documentant précisément l’origine de l’écart.
Les départs de salariés (rupture conventionnelle, licenciement, fin de CDD) peuvent également générer des indemnités et soldes de tout compte plus élevés, impliquant un prélèvement à la source important. Veillez à vérifier que le logiciel de paie applique bien le bon taux et que l’assiette inclut ou exclut correctement les éléments exonérés. En cas de doute, rappelez-vous que vous n’avez pas à recalculer l’impôt du salarié : vous appliquez simplement le taux transmis, et l’administration se charge des régularisations ultérieures si nécessaire.
Contrôles fiscaux et audit comptable du prélèvement à la source
Le prélèvement à la source est désormais un point de vigilance systématique lors des audits comptables et des contrôles fiscaux. Les vérificateurs s’assurent que les montants déclarés et reversés correspondent bien aux écritures enregistrées, et que le compte 4421 reflète fidèlement la dette de PAS à chaque clôture. Pour vous, c’est l’occasion de renforcer vos procédures de contrôle interne et de démontrer la fiabilité de votre système d’information paie–comptabilité.
En pratique, un audit du PAS portera notamment sur la cohérence entre : les bulletins de paie et les journaux de paie, la DSN et les soldes des comptes 421/4421, les montants prélevés sur le compte bancaire et les écritures de règlement. Vous pouvez anticiper ces contrôles en mettant en place des revues périodiques (trimestrielles ou semestrielles) de vos comptes de tiers liés à la paie, en particulier le 4421. Plus vos justificatifs sont structurés et accessibles, plus le contrôle se déroule sereinement.
Enfin, n’oubliez pas que le prélèvement à la source est un dispositif évolutif : barème revalorisé chaque année, ajustements techniques de la DSN, nouvelles consignes de l’ANC. Il est donc utile de prévoir une veille réglementaire et une mise à jour régulière des paramétrages de vos logiciels. En tant qu’employeur et collecteur d’impôt, vous êtes au cœur du dispositif : une comptabilisation rigoureuse du PAS est non seulement une obligation légale, mais aussi un gage de fiabilité de vos comptes et de confiance pour vos salariés.